事前の心構えでスムーズな引き継ぎを

スケジュール

退職前には、通常業務と並行して引き継ぎ業務もあるので普段以上に忙しくなります。引き継ぎ業務としてやるべきことを書き出してリスト化して、退職日から逆算してスケジュールを立てるようにしましょう。残った仕事を処理するにはどのくらいの期間が必要か？後任者に仕事の内容や進め方を引き継ぐのにはどれくらいの時間が必要か？挨拶回りをしなければならない顧客や取引先はいくつあるのか？などを詳細まで詰めてカレンダーなり手帳に具体的な日程を書き込んでおくとよいでしょう。ここでのコツは、スケジュールに余裕を持たせることです。退職日の3日前までに終了できるように組んでおけば、予定外の業務や残務整理が入ったとしても十分に対応できるでしょう。
スケジュールも立てっ放しではなく、遅れているところは軌道修正したりと進捗状況を確認しながら進めましょう。引き継ぎが終わらなく、転職後も前の勤務先に通っていたという話もあるくらいです。さらには、後任者が決まらないなどの理由で退職日をずらさなければならないこともあります。その場合には速やかに転職先の人事担当者に事情を説明しましょう。転職先の会社に迷惑を掛けることにはなりますが、1～2週間なら待ってくれるという会社もあるのでまずは相談してみるのがよいでしょう。

引き継ぎ方法

引き継ぎでは、これまで携わってきた仕事内容や仕事の進め方をできるだけ詳細にわかりやすく伝えることが大切です。後任者が決まったらできる限り時間を割いて細かく打ち合わせしましょう。時間が取れれば、一連の業務を後任者と一緒にやってみるというのも大切です。そうすることで後のトラブルを防ぐことにもつながります。
しかしながら実際にはお互い時間に余裕がない場合も多く、後任者も一度説明されただけでは理解できないこともあります。そのためにも、引き継ぎ業務の内容はできるだけ文書に残してファイルにしたりパソコンの共有フォルダに入れるなど、退職後も後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくっておくことが重要です。

引き継ぎ完了後

退職が間近に迫り引き継ぎが順調に進むと、だんだんとやるべき仕事も少なくなり手持ち無沙汰になることがあります。そんなときには事務的な作業や共有スペースの整理、郵便物の配布など雑務を積極的にこなすようにしましょう。暇そうにしていれば周囲も気を使います。中には不愉快に感じる人もいるかもしれません。できるだけ周囲を手助けする姿勢を見せることで、退職までの居づらさを軽減することができます。